Email doanh nghiệp là gì? Có những loại email nào?

Nhờ email doanh nghiệp đã giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tiếp cận khách hàng cũng như giải quyết các vấn đề trong nội bộ. Vậy email doanh nghiệp là gì mà nó lại có khả năng lớn như vậy? Cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin cơ bản về email doanh nghiệp nhé!

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp (hay email công ty là gì) là một dịch vụ email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Hiểu đơn giản hơn thì email công ty là địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng mà 1 doanh nghiệp nào đó đăng ký (thường là tên của chính công ty đó).

Ngoài ra, Email công ty/doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường Internet. Nếu như tài khoản email miễn phí như yahoo, gmail,... người dùng có thể dùng cho các mục đích cá nhân thì hệ thống email doanh nghiệp lại được dùng để phục vụ cho công việc chung của công ty như báo cáo, liên hệ đối tác, trao đổi với khách hàng,... Những công ty khi thành lập sẽ mua gmail cho doanh nghiệp được đặt theo tên miền để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thông tin.

Phân loại các loại email doanh nghiệp

Trên thị trường có rất nhiều loại email công ty với hệ thống chức năng và công cụ vô cùng đa dạng. Tùy theo quy mô và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn 2 loại email sau đây:

• Email doanh nghiệp miễn phí khi sử dụng web hosting ở các nhà cung cấp hosting. Đây không phải loại email chuyên dụng bởi khả năng xác thực tên miền không có nên trong quá trình sử dụng người dùng sẽ không tránh khỏi trường hợp bị spam thường xuyên.
• Email doanh nghiệp là một giải pháp mail server cung cấp trên hạ tầng 1 hoặc nhiều server riêng. Các máy chủ này được cài đặt những phần mềm chuyên nghiệp như quản lý email, xác thực tên miền giúp cho hệ thống email công ty pass qua các bộ lọc tới 98%.

Tham khảo các gói Dịch vụ Email doanh nghiệp tại BizMaC.

Những tính năng nổi trội của email công ty

Nếu đã từng sử dụng email công ty, bạn sẽ thấy chúng khá hoàn chỉnh với những dịch vụ email cá nhân miễn phí và bổ sung thêm nhiều tiện ích mới cho người dùng. Có thể nhắc tới các tính năng nổi trội của email công ty/doanh nghiệp như:

Tính cá nhân hóa

Đây là tính năng quan trọng đầu tiên của hệ thống email công ty. Dịch vụ này cho phép thay đổi tên miền thành tên công ty/doanh nghiệp của bạn. Việc sở hữu một email riêng sẽ khiến hòm tư điện tử của công ty bạn dễ nhận dạng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Kết nối Internet trực tuyến

Khách hàng có thể nhận, gửi thư và kết nối với mọi người bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu với email công ty từ Google Apps. Các dịch vụ này cho phép người dùng sử dụng trên bất kỳ thiết bị điện tử nào có khả năng truy cập trực tuyến. Thật thú vị khi bạn có thể đánh văn bản và làm bảng tính ngay trên chiếc điện thoại di động của mình phải không nào!

An toàn và bảo mật

Email công ty được Google thiết kế với các kết nối được mã hóa, xác thức và lọc spam vô cùng chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Toàn bộ các hoạt động của bạn đều được đảm bảo an toàn và rõ ràng.

Là một nền tảng công nghệ tốt, bảo mật, đã được kiểm chứng về tính ổn định, khả năng chịu tải và khả năng phát triển không giới hạn tính năng và được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Chính vì thế nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp thì hãy tìm hiểu bitrix là gì nhé.

Bên cạnh đó, email công ty sẽ giúp cho thư của bạn đến đúng địa chỉ mà không lo rơi vào mục quảng cáo hoặc xã hội trong mail của người nhận. Trên thực tế nhiều khách hàng sử dụng email cá nhân hoặc email miễn phí trên mạng để gửi thông tin nhưng họ lại không biết vì chúng không rơi đúng địa chỉ. Đây cũng là điểm bất tiện đối với dịch vụ email miễn phí trên mạng.

Tính chuyên nghiệp

Khách hàng khi đọc email công ty của bạn có thể nhanh chóng xác định bạn đến từ đâu và đến với lý do gì. Điều này khiến cho sự tương tác giữa 2 bên thuận tiện và dễ dàng hơn nhiều. Ngoài ra, một bộ phận email email được sử dụng cho nhân viên rõ ràng khiến cho doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Độ uy tín

Để thiết lập email doanh nghiệp, công ty của bạn phải đăng ký, trả tiền và trải qua các bước xét duyệt từ Google. Điều này tạo sự an toàn và uy tín của công ty khiến cho khác hàng tin tưởng hơn khi sử dụng dịch vụ email của doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Cho dù mất tiền nhưng nếu tính những lợi ích mà chúng đem lại cho công ty thì khoản tiền bỏ ra là quá nhỏ. Chỉ cần chi ra khoảng 5 triệu là công ty/doanh nghiệp có thể sở hữu ngay một địa chỉ email công ty riêng sử dụng cho khoảng 50 nhân viên. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp còn mở rộng các gói dịch vụ email với quy mô lớn, vừa và nhỏ khác nhau.

Lợi ích sử dụng email doanh nghiệp là gì?

Xây dựng email công ty với tên miền riêng giúp cho việc quản lý tập trung tốt hơn. Chúng còn giúp cho việc quảng bá thương hiệu và tạo sự tin cậy cho đối tác hơn là việc sử dụng những địa chỉ email miễn phí như: Gmail, Yahoo,...

Khi sử dụng dịch vụ này, công ty/doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những lợi ích sau đây:

• Thuận tiện và dễ dàng hơn khi sử dụng Khách hàng có thể dùng các chương trình quen thuộc như: Microsoft Outlook, Outlook Express hoặc đơn giản với 1 trình duyệt web.
• Người dùng có thể bổ sung, xóa hoặc thay đổi mật khẩu mail doanh nghiệp khi có sự thay đổi về mặt nhân sự trong công ty.
• Các tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, chế độ tụ động trả lời, chống spam và chặn địa chỉ email lạ,.... tạo cảm giác thoải mái và yên tâm nhất cho người sử dụng.
• Email công ty còn tích hợp thêm webmail giúp cho người dùng truy cập email bất cứ khi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính hoặc điện thoại di động của mình.
• Kiểm soát nội dung trong email như: gửi, nhận thư trong vòng kiểm soát của công ty. Điều này giúp bảo mật thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
• Dung lượng email cực lớn sẽ giúp cho việc truy cập Internet không giới hạn.

Trên đây là những thông tin cơ bản về email công ty/doanh nghiệp. Hy vọng các bạn hiểu rõ hơn email công ty là gì và lựa chọn được gói dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty mình.